Le syndic de copropriété : gratuit ou pro ?
Quelques rappels
Il est présent dans toutes les copropriétés, et peut être bénévole ou professionnel. C’est lui qui assure l’exécution des décisions prises lors de l’assemblée générale, se charge d’administrer l’immeuble et de représenter la copropriété.
Il agit en tant que mandataire. Deux types de syndic sont possibles.
Le syndic professionnel :
Le candidat doit être titulaire d’une carte professionnelle délivrée par la préfecture. Pour l’obtenir, il doit :
- Répondre aux critères de diplômes ou d’équivalence en expérience professionnelle
- Avoir une garantie financière
- Avoir une assurance responsabilité civile professionnelle.
Le syndic non professionnel :
Un des copropriétaires peut poser sa candidature. Il n’a pas à justifier d’une quelconque formation ni disposer de la carte professionnelle.
Il peut cependant être décidé par l’assemblée que le syndic ait une assurance responsabilité civile.
Un compte séparé doit alors obligatoirement être ouvert afin d’éviter la confusion des patrimoines.
La meilleure solution pour vous ?
- Vous n’avez pas envie de vous occuper de toutes les démarches légales ? Optez pour un syndic professionnel !
- Vous souhaitez faire des économies et gérer entre copropriétaires ? Pourquoi pas si le nombre de copropriétaires est limité et si eux aussi souhaitent faire des économie. Sinon, ne vous compliquez pas la tâche et optez pour un service pro.
Contrat de syndic : tout ce que vous devrez assumer si vous optez pour un syndic non professionnel
Considérons que vous souhaitiez gérer votre propre syndic.
Déjà, petit bémol, ce n’est pas votre métier. Mais bon, quand bien même, voici un apperçu des missions / réglementations auxquelles vous devrez répondre.
Nomination du syndic
Qu’il soit professionnel ou bénévole, le syndic doit être élu par la majorité absolue, en assemblée de copropriété.
La durée du mandat ne peut excéder 3 ans, et est fixée par l’assemblée lors de l’élection.
Lorsque le mandat n’est pas renouvelé, l’ancien syndic doit remettre à son successeur la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles, les documents et archives du syndicat, et ce dans le délai d’un mois après la fin de son mandat.
Missions du syndic
Il veille à la bonne application du règlement de copropriété, à la conservation, la garde et l’entretien de l’immeuble. Il est également responsable du personnel de l’immeuble.
Exécution des décisions de l’assemblée
Le syndic convoque l’assemblée, prépare et notifie ses décisions. Il est chargé de l’exécution des décisions prises par l’assemblée, et n’a pas à juger du bien-fondé ou non de ces décisions.
Le syndic peut outrepasser ses droits, si la majorité absolue de l’assemblée l’autorise au préalable.
Gestion financière
La question d’un compte séparé est soumise par le syndic au vote de l’assemblée.
Un budget prévisionnel est préparé par le syndic, dans le but de faire face aux dépenses à effectuer pour le prochain exercice. Ce budget est divisé en 4, ¼ pour chaque trimestre.
La mise en place d’un fond de travaux éventuellement nécessaires dans les 3 ans est soumise au vote par le syndic.
Si le règlement de copropriété prévoit la constitution d’un fonds de roulement, le syndic veille à ce qu’il soit correctement alimenté. 1/6ème du budget prévisionnel maximum est alloué à cette réserve de trésorerie. Lorsqu’un lot est cédé, ce fonds est restitué aux copropriétaires.
Chaque copropriétaire dispose d’un droit de consultation individuel de la comptabilité et des pièces justificatives des charges de copropriété, avant la tenue de l’assemblée statuant sur les comptes.
Gestion du personnel du syndicat
C’est au syndicat de décider de créer ou supprimer des emplois ; cependant, c’est le syndic qui recrute, fixe les conditions de travail et renvoie le personnel.
Administration et entretien de l’immeuble
Les dépenses courantes sont réglées par le syndic. Un vote en assemblée est nécessaire pour les autres dépenses.
Les travaux urgents et nécessaires peuvent être entrepris sur initiative du syndic.
Il doit également veiller au fonctionnement des équipements et à l’entretien des parties communes.
Conservation de l’immeuble
Le syndic doit s’assurer contre divers risques pour l’immeuble (incendie, dégât des eaux…). Si d’importants travaux de construction sont prévus, une assurance de dommages-ouvrage doit être souscrite, mais c’est à l’assemblée d’en décider.
Si celle-ci ne souhaite pas prendre l’assurance, le syndic ne peut être tenu pénalement responsable.
Secrétariat du syndicat
Il doit établir la liste de tous les copropriétaires, et du lot qui leur appartient, et tenir cette liste à jour.
Le syndic détient les archives de la copropriété, et peut en délivrer des copies lorsqu’un copropriétaire en demande.
C’est lui qui s’occupe de rédiger le carnet d’entretien de l’immeuble, et de le tenir à jour.
Responsabilité
Tout syndic doit répondre de ses fautes de gestion, qu’elles soient volontaires ou non, et qu’il soit professionnel ou bénévole.
Si la faute est prouvée, et qu’elle a causé préjudice, l’assemblée décide d’engager une action contre le syndic.
Il faut alors faire appel à un avocat qui saisira le tribunal de grande instance du lieu où est situé l’immeuble.
Le syndic à l’heure d’Internet
A l’instar de nombreuses activités professionnelles qui ont tous recourus à l’utilisation d’Internet, la gestion des copropriétés aussi n’a pas échappé à cette règle.
Force est de constater que la Toile joue un rôle de plus en plus prépondérant dans la gestion des copropriétés. Dans ce nouveau contexte, les syndic de copropriété sont autorisés à notifier les convocations aux assemblées générales via le web. Ce n’est pas tout. Ils sont obligés de mettre en ligne tous les documents de la copropriété.
Dans le rang des intéressés, du côté des meilleur syndic en l’occurrence, ces nouvelles dispositions ont été vues d’un bon œil. D’abord parce qu’elles permettent de gagner du temps. Plus de temps à perdre pour faire la duplication de documents et pièces justificatives. L’argent qui aurait été dépensé à ce volet pourra, par exemple, être affecté au coût de la connexion demandée par le fournisseur d’accès internet. Avec ce moyen de communication ultra moderne, l’information circule très vite. Toutefois, celle-ci devra impérativement être fiable. Le syndic a la lourde tâche de vérifier et de revérifier ses documents avant de les mettre en ligne. L’autre avantage de faire appel à un syndic en ligne est qu’avec cette nouvelle pratique, le temps de réaction est très rapide. A part le gain du temps, la dématérialisation des documents a déjà fait ses preuves. Le gain que l’on peut tirer avec est non négligeable. Selon un connaisseur et spécialiste de la question, les honoraires du syndic ont baissé. Ils sont de 5 % à 30 % moins chers selon le type de copropriété.
On assiste depuis 2010 / 2015 un boom du syndic en ligne lequel, dans une certaine mesure, a bouleversé le paysage de cette activité.
Les critères de choix pour trouver les meilleures offres de syndics en ligne ?
- Les résultats naturels de Google ;
- Le rapport qualité des services VS le prix des services que vous recherchez ;
- Les avis d’autres internautes sur Google Avis ou sur d’autres sites d’avis clients ;
- La qualité du site et des interfaces que vous pourrez tester ;
- La possibilité de joindre rapidement un service / support client professionnel.
ZOOM / Important : la mise en concurrence du syndic de copropriété
La mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic est obligatoire et doit être réalisée par le conseil syndical.
Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale l’examen d’autres projets de contrat de syndic qu’il lui communique à cet effet.
Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu’ils procèdent au vote du syndic.
Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d’y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition :
- Par lettre recommandée avec avis de réception ; – à chaque copropriétaire ;
- Dans un délai suffisant pour leur permettre de faire inscrire des projets de contrats de syndic à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
La mise en concurrence n’est pas imposée si la copropriété est dépourvue de conseil syndical.
A propos de la nature des charges de copropriété
Il en existe 3 types.
Les charges d’entretien et de conservation
Il s’agit des charges se rapportant aux frais engagés sur les parties communes ou contribuant à leur conservation. Ce sont principalement :
- Les dépenses de réparation de la copropriété ;
- Le nettoyage des parties communes ;
- Les dépenses d’eau, d’électricité ;
- Les salaires du personnel de l’immeuble ;
- Les frais de gestion tels que les honoraires du syndic ;
- Les cotisations d’assurance (la multi-risques habitation de l’immeuble, par exemple).
Ces dépenses sont réparties entre tous les copropriétaires, au prorata des quote-parts ou « tantièmes » de charges correspondant à leurs lots.
Les charges de service collectif et d’équipement commun
Ces charges recouvrent principalement les dépenses entraînées par les différents services collectifs et les éléments d’équipement de l’immeuble tels que :
- Les frais d’ascenseur ;
- Les frais liés au chauffage ;
- Les antennes de télévision ;
- Les vide-ordures …
Les dispositions législatives prévoient un critère de répartition qui est fonction de l’utilité objective que présente pour chaque lot concerné, les services et éléments visés. Ainsi, aucune charge ne peut être imputée à un copropriétaire pour qui le service n’a aucune utilité (frais d’ascenseur ne desservant pas le sous-sol pour l’occupant du rez-de-chaussée…).
Les charges spéciales
Le règlement de copropriété peut prévoir de faire supporter à certains copropriétaires seulement des dépenses relatives à une ou plusieurs parties de l’immeuble (dans le cas où plusieurs immeubles forment la copropriété, par exemple).
La répartition se fera en fonction des tantièmes spéciaux par bâtiment. Les travaux d’entretien sont alors répartis entre les copropriétaires de l’immeuble concerné.
Le recouvrement des charges
Le mode de recouvrement des charges dépend du type de charges :
– Pour les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes, l’assemblée générale vote chaque année, avant le début de l’exercice comptable qu’il concerne, un budget prévisionnel. Le syndic peut exiger des copropriétaires au 1er jour de chaque trimestre le quart du budget voté après leur avoir adressé par lettre simple un avis indiquant le montant de la provision exigible. Ces provisions seront régularisées à l’occasion de l’approbation des comptes annuels.
– Pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnnel (travaux d’amélioration, de conservation, de transformation autres que ceux de maintenance…), les modalités de recouvrement sont déterminées par le vote en assemblée générale. Le syndic peut exiger des avances constitutées par des provisions spéciales.
Le règlement de copropriété peut prévoir le versement d’une avance constituant la réserve, elle ne peut excéder 1/6ème du montant du budget prévisionnel.
Attention :
En cas d’impayés, le syndic peut mettre à la charge du copropriétaire défaillant, les frais de recouvrement de la créance, après une mise en demeure. Lorsque les impayés portent sur les appels trimestriels de charges, cette mise en demeure restée infructueuse pendant 30 jours, permet au syndic d’exiger la totalité des provisions dues au titre de l’année. Ensuite le président du TGI pourra condamner le copropriétaire.
La copropriété peut se garantir contre les charges impayées, en inscrivant sur le lot un certain nombre de sûretés :
- Une hypothèque légale, qu’elle peut inscrire sur le lot du copropriétaire en garantie de toutes les sommes qui n’ont pas été payées ;
- Un privilège immobilier, lui permettant d’être payé en priorité avant les autres créanciers (même s’ils ont une hypothèque sur l’immeuble), pour les dettes des deux exercices précédents et de celui en cours. Pour les dettes autres que les charges, le syndic est à égalité avec les autres créanciers. Si le copropriétaire est bailleur, le syndic peut être autorisé, par le tribunal, à saisir le montant des loyers ;
- Un droit d’opposition sur le prix de la vente du lot, lorsque le copropriétaire vendeur n’est pas à jour dans le règlement de ses charges.
La contestation des charges
Un copropriétaire peut considérer que sa quote-part de charges est trop importante par rapport à la superficie de son lot ou à l’utilité du service.
Dans ce cas, il peut soumettre la modification de la répartition des charges (telle qu’elle est prévue dans le règlement de copropriété) au vote de tous les copropriétaires (l’unanimité est nécessaire).
A défaut, il peut saisir le tribunal de grande instance, à la condition que :
- Sa participation aux charges soit supérieure de plus de 25% à ce qu’elle devrait être ;
- Ou que la participation d’un copropriétaire soit inférieure à ce quart.
Dès lors que la révision n’est pas la conséquence d’une violation de la loi, cette action doit se faire dans les 5 ans qui suit la publication du règlement ou dans les 2 ans qui suivent la première vente du lot.
Fin de mandat : pourquoi ou comment changer de syndic ?
Le changement de syndic est possible à l’échéance de son mandat. Il faut alors procéder à une mise en concurrence des syndics présents sur le marché et mettre la question du changement de syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires au cours de laquelle ce changement doit être voté.
Chaque copropriété est gérée par un syndic, le plus souvent professionnel. Désigné par les copropriétaires, il est le mandataire du syndicat des copropriétaires chargé d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, de faire respecter le règlement de copropriété, d’exécuter les décisions de l’assemblée générale, et de représenter le syndicat.
Préparez la séparation
Pour vous en convaincre, faites un rapide sondage. Si telle est la tendance, préparez la succession.Contactez plusieurs syndics (la loi ALUR impose désormais la mise en concurrence de plusieurs syndics avant sa désignation). et comparez leurs tarifs en fonction de leurs prestations.
Concrètement, les fonctions d’un syndic prennent fin par :
- Le non-renouvellement du contrat ;
- La démission ;
- Le décès ;
- L’incapacité ;
- Une révocation devant les tribunaux.
